Fonction :
Pour notre siège social à Neder-Over-Heembeek, nous recherchons un(e) employé(e) administratif(ve) pour notre nouvelle activité B2C afin d'assurer l'administration et le soutien nécessaires à l'équipe des opérations B2C.
Cette fonction administrative comporte des tâches variées et fait le lien entre, d'une part, l'équipe B2C qui travaille de nuit pour la distribution des abonnements aux journaux et, d'autre part, les collaborateurs de notre siège social qui travaillent pendant les heures de bureau. C'est pourquoi le travail s'effectue selon un régime de 5 jours par semaine, du lundi au vendredi, de 6h à 13h54.
Suivi administratif centralisé quotidien des plaintes :
- Contrôle quotidien de la qualité au niveau central du codage des plaintes dans le système. Chaque plainte doit en effet recevoir une réponse cohérente et correcte dans les 48 heures.
- Vérifier que les plaintes sont enregistrées de manière cohérente, signaler et corriger les incohérences. Discuter et expliquer les lessons learned avec les collègues de l'équipe B2C afin que l'équipe puisse également en tirer des enseignements pour le traitement futur des plaintes.
- Traiter les éventuels retards dans le traitement des plaintes si nécessaire afin d'aider l'équipe B2C.
- Premier niveau d'escalade pour les plaintes récurrentes pendant les heures de bureau.
Suivi des points d'action :
- Participer au briefing quotidien du matin et surtout assurer le suivi des points d'action concrets qui en découlent et les traiter administrativement si nécessaire et utile, afin que les collègues de l'équipe B2C puissent s'en servir dès la nuit suivante.
- Suivre l'état d'avancement des points d'action et en rendre compte de manière structurée à l'équipe B2C, à l'équipe de transport et à la direction.
Rapports quotidiens :
- Établir des rapports quotidiens afin qu'ils soient à la disposition de l'équipe B2C et de la direction, par exemple sur les plaintes, les KPI, l'état d'avancement des projets, etc.
- Fournir également un soutien dans la collecte d'informations et la préparation de divers rapports ad hoc.
Suivi administratif et soutien pour les opérations, les projets et les formations :
Toutes sortes de tâches administratives pour soutenir l'équipe B2C, telles que :
- Collecter les informations nécessaires auprès de l'équipe B2C pour une facturation correcte aux sous-traitants via self-billing. Transmettre et suivre les informations nécessaires à cet effet en collaboration avec le département Transport et le département Finance. Assurer le suivi centralisé et structuré des questions reçues à ce sujet.
- Suivi des résultats et rapport centralisé dans l'application « cubivue » utilisée par les chauffeurs pendant les tournées de distribution des journaux. Par exemple, vérifier les preuves de livraison, vérifier que les notifications de problèmes de livraison ont été correctement traitées, inventorier les appareils qui fonctionnent avec « cubivue », etc. Déduire les points d'action, en discuter et les partager avec l'équipe.
- Assistance administrative, préparation et traitement des réunions « Business Review » organisées avec les sous-traitants par le directeur des opérations ou le directeur général des opérations. Assistance dans le suivi administratif des points d'action, rédaction de rapports et mises à jour de statut résultant des réunions « Business Review ».
- Gestion et archivage structurés des documents et rapports importants afin que les collègues puissent les consulter si nécessaire.
- Assistance, par exemple, à la rédaction de procédures, de descriptions de processus, de manuels, de formations, de communications internes, à la traduction de documents, etc.
Profil :
- Vous avez de préférence au moins 3 ans d'expérience administrative dans un environnement logistique.
- Vous êtes bien bilingue néerlandais/français, bonne connaissance de l'anglais est également un atout.
- Vous travaillez avec beaucoup de précision, de manière structurée et vous êtes capable de travailler de manière autonome.
- Vous avez une bonne connaissance de Microsoft Office, vous maîtrisez MS Excel et vous êtes désireux d'apprendre à connaître en profondeur de nouveaux systèmes.
- Vous disposez de solides compétences en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Vous avez une attitude positive, proactive et orientée vers les solutions.
- Vous êtes un touche-à-tout administratif passionné par la logistique et vous aimez travailler dans un environnement varié où chaque jour est différent.
Offre :
- Nous vous proposons un contrat full-time à durée déterminée à temps plein de 37 heures par semaine, pour une période initiale de 6 mois, dans un environnement logistique passionnant.
- Horaires : 6h00 - 13h54 du lundi au vendredi.
- À titre exceptionnel, il arrive parfois de travailler le samedi matin (de 6h à 10h). Le cas échéant, cela est annoncé à l'avance et ces heures sont récupérées un autre jour.
- Un salaire conforme au barème PC200 de la classe C, qui tient compte de l'ensemble de votre expérience professionnelle antérieure, et des avantages extralégaux (tels que des chèques-repas de 8 € par jour, une assurance hospitalisation à la charge de l'employeur (avec possibilité d'affilier des membres de la famille), chèques éco de 250 € par an, prime sectorielle annuelle, intervention dans les frais de transport privé selon la CP200, remboursement à 100 % des frais de transport public, 22 jours de congé, primes non récurrentes CAO90, possibilité de 3 jours de télétravail par semaine, indemnité de télétravail de 50€).
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